آموزش نحوه نگارش گزارش آماری -تحلیلی برای مدیران

توضیحات

آموزش نحوه نگارش گزارش آماری-تحلیلی برای مدیران

+ تکنیکهای لازم در اکسل

0- مشاهده بخش اول فیلم آموزشی

آموزش نگارش گزارش آماری- تحلیلی

(دانلود این ویدئو)

1- مقدمه و هدف از این آموزش ویدئویی

در هنگام تهیه این آموزش، کتاب یا آموزش ویدئویی ای مشاهده نکردم. بنابراین این آموزش در نوع خود اولین است و انشاءالله نقطه شروعی برای یک حرکت مهم باشد. حرکتی که به تصمیم گیری بهتر و دقیق تر مدیران و تصمیم سازی منجر خواهد شد.

تجربه بیش از 20 سال فعالیت در حوزه آمار و تحلیل آماری و تجربیاتی که به عنوان رئیس اداره تحلیل و پردازشهای آماری شهرداری مشهد کسب کردم، من را بر آن داشت تا این آموزش را ارائه کنم و اولین فردی باشم که چنین محتوایی را تولید و به صورت ویدئویی در اختیار جامعه مدیران کشور قرار می دهد.

هدف عبارتست از: گسترش فرهنگ آماری و مراجعه مدیران به تحلیل ها و گزارشات آماری هنگام هر گونه تصمیم گیری. و توسعه دانش گزارش نویسی آماری.

پیش نیاز: عدم نیاز به دانش آماری در خصوص آزمونها و روشهای آماری. البته نیازمند است به آشنایی نسبی با نرم افزار های اکسل و ورد

مفید برای:  کارشناسان آمار و یا کارشناسان واحدهای برنامه ریزی و MIS در ارگانها و دستگاههای اجرایی و شرکتها- دانشجویان و فارغ التحصیلان مقطع کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری رشته آمار- مدیران، رئیس های ادارات، مشاوران، تصمیم سازن، و تصمیم گیران در ارگانهای دولتی و شرکتها- حسابداران، انبارداران، …

اگر مدیر یک مجموعه هستید، در تهیه این بسته ویدئویی شک نکنید. زیرا بدین ترتیب خواهید دانست که دقیقا از کارشناس آمار یا حسابداری خود چه می خواهید!

1-1- نرم افزار مورد استفاده چیست

ورد و البته اکسل.

1-2- دو شاخه اصلی علم آمار

آمار به دو بخش اصلی، آمار توصیفی و آمار استنباطی تقسیم می شود. در اینجا نحوه نوشتن گزارش توصیفی آماری بیان می شود و با آمار توصیفی سروکار خواهیم داشت. لطفا توصیف داده ها و خلاصه سازی آنها را دست کم نگیرید. حتی بدون آزمونهای آماری می توان نکات بسیار مهم و حیاتی را از درون داده ها استخراج کرد و برای تصمیم گیری به کار برد.

1-3- شبیه سازی فرآیندی که طی آن مدیر سازمان درخواست «گزارش آماری» می دهد

• کسب اطلاع از میزان پسماند (زباله) تولید شده در یک شهر و روند آن طی چند سال اخیر
• کسب اطلاع از میزان و روند درآمدها و هزینه های یک سازمان طی 5 سال اخیر
• سنجش میزان رضایت شهروندان از زیر ساخت های تربیت بدنی (سالن های ورزشی روباز و سرپوشیده) در یک شهر
• گزارش آماری قبل از یک تصمیم خاص در شورای شهر: آراء تعیین تکلیف نشده در کمیسیون ماده صد

2- علت نگارش گزارش آماری- تحلیلی و کاربرد آن

2-1- گزارش آماری – تحلیلی چیست؟

گزارش آماری – تحلیلی عبارتست از : گزارشی حاوی جداول و نمودارهای آماری که با هدف توصیف داده ها و اطلاعات و خلاصه سازی آنها و برای تصمیم سازی تهیه شده است. این گزارش بر اساس داده های عددی و کمی از عملکرد یک سازمان یا یک مجموعه یا بر اساس پرسشنامه هایی تهیه شده است.

از جمله موارد مطرح شده در این گزارش : توصیف داده ها و اعداد، بیان آمارهای توصیفی همانند درصد رشد و همچنین مقایسه اعداد عملکرد با دوره های زمانی قبل و ارائه روندها است.

ممکن است به جای داده های عملکرد، داده های حاصل از تکمیل پرسشنامه ها را داشته باشید.

2-2- آمار ابزار تصمیم سازی و شناخت مساله های سازمان است

آمار چیست؟

آمار مهمترین ابزار تصمیم گیری در دست مدیران است. هدف دیگر علم آمار، توصیف و طبقه بندی دقیق و اصولی داده ها می باشد. امری که به روشن شدن مساله برای مدیران منجر خواهد شد.

گزارش آماری در نهایت منجر به تصمیم سازی در سازمان می شود. مدیر واقعی قبل از تصمیم گیری دستور می دهد که کارشناسان به وی یک گزارش آماری- تحلیلی بدهند!

هدف تحلیل آماری و گزارش آماری چه باید باشد؟  :   تشخیص مساله و مشکلات سازمان و شرکت شما.

2-3- استفاده از داده ها و اطلاعات موجود در سازمان

سازمان های ما داده های بسیار زیادی را جمع آوری و انباشت می کنند و در این راه هزینه های بسیار زیادی متقبل می شوند. هزینه های میلیاردی برای خرید و راه اندازی سامانه ها و سیستم ها و انباشت داده ها و اطلاعات، اما یادشان می شود از این داده ها برای تصمیم سازی و تصمیم گیری استفاده کنند! در حالی که داده ها همواره در حال حرف زدن هستند! 

3- چه افرادی حق ندارند گزارش آماری-تحلیلی بنویسند؟

پاسخ: افرادی که کسب و کار آن سازمان را به خوبی نمی شناسند و قرار است طوطی وار فقط جداول و نمودارهایی ترسیم کنند!

• هر فردی که ترسیم نمودار و جدول در اکسل را بلد است برای تهیه یک گزارش آماری مناسب نیست.
• افرادی که حاضر نیستند قبل از تهیه یک گزارش آماری به صحبت و مذاکره با کارشناسان مربوط به آن حوزه بپردازند.
• تهیه یک گزارش آماری توسط فردی که بر حوزه مربوطه شناخت کافی ندارد، هیچ ارزشی ندارد!
• لازم است قبل از انتشار یک گزارش آماری، نظر حوزه فنی مربوطه پرسیده شود. 

4- مراحل نگارش گزارش آماری

اصول نگارش گزارش آماری:

• اصل سادگی و روانی
• اصل طبقه بندی مناسب اطلاعات منطبق بر شناخت کسب و کار
• اصل بی طرفی و مغرضانه نبودن

4-1- عملیات روی داده ها: دریافت، گردآوری، بررسی و پاکسازی، کد گذاری

بسیار مهم است که داده ها موثق و از منبع معتبر باشد. داده ها را بررسی کنید و اگر داده پرت وجود داشت، علت آنرا جویا شوید.

در صورتی که پرسشنامه دارید : حجم نمونه با فرمول کوکران تعیین شود.

4-2- چه محتوایی در گزارش آماری بایستی بیاید

برخی گزارش های آماری به سفارش مدیر و برای تصمیم سازی تهیه می شود. برخی نیز به طور معمول طبق روال کاری در یک سازمان یا شرکت تهیه می شود. در گزارش آماری قرار نیست ما صحبت کنیم، بلکه این داده ها هستند که باید حرف بزنند.

4-3- طراحی بهترین طبقه بندی برای داده ها

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

4-4- استفاده از نمودار در گزارشات مدیریتی

نمودار ها از جداول مملو از اعداد گویا ترند. نمودار خاصیت بصری داشته و باعث می شود افراد راحت تر با آن ارتباط بگیرند.

4-5- استفاده از شاخص ها در گزارشات مدیریتی

شاخص ها می توانند بسیار فصیح منظور شما را برسانند. پس تا می توانید از آنها استفاده کنید. مهترین شاخص ها و نحوه محاسبه آنها:

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

4-6- مقایسه داده ها و اطلاعات با یکدیگر، ترسیم روند ها

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

4-7- طراحی فصول گزارش آماری

بعد از عنوان و ذکر تاریخ تهیه گزارش و نام تهیه کننده، بهترین کار پیش بینی و نوشتن فصول گزارش در قالب فهرست مطالب است. قاعدتا انتظار است فهرست گزارش آماری، شبیه زیر باشد:

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

4-8- محاسبه جداول از داده های ردیفی در اکسل (دستور Pivot Table)

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

4-9- ترسیم مناسب ترین و گویا ترین نمودارها

بر اساس جداول تولید شده توسط دستور پیوت تیبل، نمودارها را ترسیم می کنیم.  وقتی طبقات و بخشها زیاد هستند، نمودار کیکی (دایره ای) مناسب نیست. نمودارها را پیچیده و شلوغ نکنید

4-10- نوشتن تحلیل مرتبط با هر جدول و هر نمودار

در زیر هر جدول و نمودار، تحلیل مربوطه نوشته شود.

4-11- شناسایی مسأله ها و مشکلات و معرفی صریح آنها

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

4-12- نتیجه گیری؟

معمولا در گزارش آماری نتیجه گیری نداریم. آمار مثل یک تب سنج مشکلات و مسائل را نشان می دهد، اما نتیجه گیری نمی کند. به جای آن «چکیده» و «خلاصه» می آید.

اینکه چه اقدامی بایستی انجام شود، به صورت کلیات در فصل آخر گزارش، و تحت عنوان «پیشنهادات» می آید. گزارش آماری نکات مهم و چالش ها را بیان می کند، اما اقدام برای رفع آنها را به مدیریت مجموعه واگذار کنیم یا به واحد پژوهش سازمان.  مساله ها و مشکلات نیز که در جای خود اعلام شده اند.

4-13- نوشتن مقدمه گزارش

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

4-14- اهمیت صفحه آرائی زیبا و استفاده از فونت و قالب استاندارد برای گزارشات

می توانید برای سازمان خود اقدام به تهیه یک قالب استاندارد و مشخص برای گزارشات آماری نمایید. تعریف شناسنامه برای هر گزارش آماری منتشر شده در سازمان اقدام شایسته ای است. از عکس و نقشه نیز حتی الامکان در گزارش استفاده شود

4-15- نوشتن نامه مربوط به ارسال گزارش

در داخل نامه، نکات اصلی قید شود. زیرا متاسفانه ممکن است مدیران پیوست گزارش را نخوانند و فقط همین نامه را بخوانند!! ممکن است همین نکات ذکر شده در نامه باعث شود که به اصل گزارش نیز رجوع کنند.

5- سایر نکات

5-1- اهمیت اتصال چندین بانک اطلاعاتی به هم برای رسیدن به گزارشات آماری جامع تر

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

5-2- پروژه آمارهای ثبتی و داشبورد اطلاعاتی (BI)

تعریف آمارهای ثبتی و نمونه گزارش آماری آنلاین :

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

5-3- اینفوگرافیک

به توضیحات داخل بسته آموزشی خریداری شده مراجعه نمایید.

5-4- گزارشات آماری تک صفحه ای

مورد علاقه بسیاری از مدیران است